Un almacén sanitario es una instalación o recinto donde se almacenan, conservan y distribuyen productos relacionados con el ámbito de la salud. Entre estos productos se incluyen: medicamentos, dispositivos médicos, material quirúrgico, productos ortopédicos, productos para diagnóstico, y todo tipo de elementos relacionados con la atención médica y la salud en general.
Debido a la naturaleza crítica y sensible de estos productos, los almacenes sanitarios deben cumplir con una serie de regulaciones y estándares de calidad. La legislación española establece una serie de exigencias específicas al respecto. Estas normas se establecen para garantizar que los productos se mantengan en condiciones óptimas y no se vea comprometida su eficacia o seguridad.
El correcto funcionamiento de los almacenes sanitarios es crucial en la cadena de suministro del sector salud. Estas instalaciones proveen de existencias a hospitales, farmacias, clínicas y otros centros de atención médica. Necesitan disponer de recursos logísticos apropiados, así como de personal competente para asegurar que la actividad se desarrolla adecuadamente.
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Legislación en torno a los almacenes sanitarios
Tal y como se ha adelantado en la introducción, las normativas establecidas respecto a los almacenes sanitarios tienen un objetivo claro: garantizar la seguridad y calidad de los productos adquiridos, almacenados y distribuidos. Este tipo de empresas deben acreditar su actividad, desde la importación de los medicamentos y materiales hasta su conservación.
Obtención de licencia de funcionamiento
Para comprar productos sanitarios a empresas o laboratorios de otros países es necesario contar con una licencia de funcionamiento vigente. Esta licencia se obtiene a través de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS) y habilita a la empresa para realizar estas transacciones. Una vez concedida, el almacén sanitario podrá adquirir productos
Las empresas que desempeñen este tipo de actividades deben seguir el código de buenas prácticas de distribución de medicamentos de uso humano. Para cumplir esta serie de directrices, el almacén sanitario tendrá que contar con una infraestructura adecuada y equipamiento específico. Además, se debe designar a un técnico especializado que será responsable de la supervisión y gestión integral de los productos del almacén.
Requisitos de importación y regulaciones para el almacenamiento de productos sanitarios
Una vez acreditado con la licencia de funcionamiento, el almacén sanitario puede iniciar su actividad y adquirir los productos sanitarios que considere. Es importante comprobar que los productos cuenten con el marcado CE y hayan superado una evaluación de conformidad. Para los medicamentos y equipos importados de países fuera del listado establecido por la Comisión Europea se deben presentar certificaciones adicionales.
En cuanto a almacenamiento, la legislación europea establece una serie de puntos concretos en el código de buenas prácticas. En resumen, se debe disponer de los recursos necesarios para garantizar las condiciones adecuadas de conservación y seguridad. El responsable designado será el encargado de demostrar que estas condiciones se vienen manteniendo ante una posible inspección o requerimiento.
Establecimiento de protocolos en todas las operaciones del almacén sanitario
Por el carácter delicado de los productos sanitarios, la actividad diaria de un almacén sanitario debe regirse por una serie de protocolos. Debe llevarse a cabo un riguroso control documental, controlar la rotación del inventario y mantener los registros adecuados. Disponer de esta información será, posteriormente, la única vía para demostrar un funcionamiento diligente en la empresa.
Además de los controles habituales, es especialmente apropiado establecer protocolos específicos para situaciones adversas o imprevistas. Es necesario contar con medidas de contingencia ante accidentes, accesos no autorizados, robos o fallos en los equipos del almacén. Estos recursos minimizarán posibles pérdidas económicas y permitirán restablecer la actividad y recuperarse de una situación de crisis con mayor agilidad.
Recursos principales para el funcionamiento de un almacén sanitario
Tal y como ha podido verse, los requisitos y directrices recogen la necesidad de contar con una serie de recursos materiales y humanos concretos. En este apartado abordaremos estos aspectos de manera detallada. Trataremos cuál es el equipamiento más habitual en esta línea, así como las características del personal que desempeñará su trabajo en el almacén.
Zonas de almacenamiento y equipos apropiados
Todo almacén sanitario debe contar con estancias dotadas de sistemas de almacenaje que permitan mantener un orden lógico y efectivo de los productos. Estos sistemas pueden ser más o menos sofisticados, pero siempre deben acomodarse a las condiciones de conservación que exigen determinados medicamentos, prótesis o equipos.
No todos los medicamentos o productos son capaces de soportar conservados de la misma manera, algunos requieren unas condiciones ambientales determinadas. Por este motivo es frecuente que los almacenes sanitarios cuenten con recursos como cámaras frigoríficas o termohigrómetros. Mantener controlada la temperatura y la humedad es fundamental en este tipo de instalaciones.
Informatización, automatización y control del entorno
Gestionar de manera efectiva la rotación de un almacén sanitario puede ser todo un desafío. Para ello existen soluciones automatizadas apoyadas en la tecnología y la informática que pueden facilitar enormemente esta tarea. La informatización de la actividad diaria garantiza un mayor control interno: Contribuye a reducir excedentes, evitar pérdidas (por caducidad o vencimiento de plazos) y solicitar suministros cuando verdaderamente es pertinente.
También deben disponerse de los medios necesarios para adaptar el etiquetado de los productos a nuestro mercado si fuese necesario. Cuando se importan productos desde otros países es muy probable que sus etiquetas no cuenten con la información en nuestro idioma. El almacén sanitario será responsable de subsanar esta información antes de la distribución de los mismos.
Personal cualificado para las funciones del almacén
Contar con personal competente y capacitado es otro de los requisitos indispensables para el correcto funcionamiento de un almacén sanitario. El puesto de responsable técnico es frecuente que lo ocupe un profesional farmacéutico con experiencia en la industria. Esta persona será responsable de verificar las declaraciones de conformidad de los productos, así como de las labores de interlocución con las autoridades sanitarias.
Todo profesional del almacén debe contar con las homologaciones y certificaciones necesarias para trabajar en este entorno. Ya sea para labores logísticas, de gestión documental o manipulación de productos, se deben comprobar estas competencias. Además, se debe garantizar la formación en materia de seguridad e higiene en el puesto de trabajo al tratar con este tipo de materiales.
MedValue: asesoramiento profesional para almacenes sanitarios
Este repaso por las directrices y requisitos necesarios para que un almacén sanitario desarrolle su actividad evidencia que se trata de un proceso complejo. Además de estas condiciones generales, existen numerosos supuestos o normativas adicionales que han de atenderse ante determinados escenarios. Conocerlas todas es un desafío que puede parecer insondable en primera instancia.
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