Nuevas obligaciones de información laboral para las empresas: más transparencia, pero también más burocracia
Desde el pasado 5 de octubre, todas las empresas españolas, independientemente de su tamaño o número de trabajadores, deben entregar por escrito a cada persona que contraten, antes de su incorporación, un documento con hasta diecisiete bloques de información sobre su relación laboral.
Esta obligación deriva del Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, que transpone, con cuatro años de retraso, la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles y deroga el anterior Real Decreto 1659/1998.
El objetivo de la norma es razonable: garantizar que cada trabajador conozca, antes de incorporarse a una empresa, aspectos fundamentales de su relación laboral, como su salario, jornada, horario o convenio colectivo aplicable. De hecho, buena parte de esta información ya figuraba en los contratos de trabajo habituales.
Sin embargo, el problema no está tanto en qué información debe facilitarse, sino en la cantidad de obligaciones documentales que se imponen a las empresas y en la forma de cumplirlas.
¿Qué información laboral deben facilitar las empresas a los trabajadores?
Basta con revisar el artículo 3.2 del Real Decreto para comprobar el alcance de las nuevas obligaciones. A los elementos habituales se incorporan explicaciones sobre el derecho a la formación, la existencia de sistemas algorítmicos de toma de decisiones y sus reglas de funcionamiento, el plan de igualdad, la política de conciliación, el protocolo de acoso y las medidas LGTBI.
También deben incluirse aspectos como el procedimiento de extinción de la relación laboral y sus plazos de preaviso, la descripción de las tareas y del puesto de trabajo, las experiencias valorables durante el periodo de prueba o el sistema de colaboración con la Seguridad Social, entre otros.
Además, las empresas deben conservar una prueba de la entrega del documento y actualizarlo cada vez que se produzca una modificación de las condiciones comunicadas, lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio entre en vigor.
La obligación alcanza también a los trabajadores que ya forman parte de la plantilla: si solicitan esta información, la empresa deberá facilitársela en un plazo de treinta días hábiles.
El impacto de las nuevas obligaciones laborales en las pymes
Para una gran empresa con departamento de Recursos Humanos y herramientas de gestión, adaptar formularios y plantillas puede suponer un trabajo adicional, pero asumible.
La situación es muy distinta para un taller de cinco empleados o una clínica con ocho trabajadores que delegan su gestión laboral en una asesoría externa. En estos casos, las nuevas exigencias pueden traducirse en más horas de trabajo, mayores costes de gestión y nuevos riesgos de incumplimiento.
La norma no contempla ninguna especialidad para las pequeñas empresas, pese a que sus recursos y estructuras organizativas son muy diferentes de los de las grandes compañías.
Resulta significativo, además, que el decreto encargue al SEPE la elaboración de un modelo de documento informativo y advierta, al mismo tiempo, de que la inexistencia de dicho modelo no exime a las empresas de cumplir sus obligaciones.
La principal facilidad que introduce la norma es la posibilidad de remitirse al convenio colectivo para buena parte de la información. Esto permitirá utilizar referencias como «según convenio» y facilitar al trabajador el acceso a la información correspondiente a través del convenio colectivo aplicable.
La dificultad de anticipar futuras modificaciones de las condiciones laborales
Uno de los aspectos que más dudas plantea es la obligación de anticipar posibles cambios en la relación laboral.
La letra q) exige informar de los supuestos en los que podrían producirse modificaciones en las funciones, la categoría profesional, el salario o la jornada, así como de los procedimientos para llevarlas a cabo.
Se pide al empresario que anticipe por escrito qué podría cambiar en el futuro.
Una pequeña empresa difícilmente puede prever si dentro de un año perderá a su principal cliente, tendrá que reorganizar turnos o necesitará modificar su estructura de personal.
Si describe estos escenarios en términos demasiado genéricos, el documento pierde utilidad informativa. Si los concreta, puede limitar su capacidad de adaptación y generar dudas ante cualquier cambio que no estuviera expresamente previsto.
A ello se añade otra dificultad: a diferencia de otros elementos informativos, esta obligación no puede cubrirse mediante la remisión al convenio colectivo.
Más documentación laboral, ¿más conflictividad para las empresas?
El segundo problema es el posible incremento de la conflictividad laboral. Cada documento informativo puede convertirse en una prueba.
En un procedimiento por modificación sustancial de condiciones de trabajo, una reclamación de cantidad o un despido, cualquier discrepancia entre la información comunicada inicialmente y la realidad de la relación laboral puede adquirir relevancia. El documento informativo entregado al trabajador antes de la firma del contrato podría convertirse así en uno de los primeros elementos de análisis en un procedimiento judicial.
Pero ¿realmente está el trabajador más protegido con toda esta regulación?
Un documento extenso, lleno de remisiones a convenios colectivos y disposiciones normativas, puede acabar teniendo el mismo efecto que esas condiciones generales que todos aceptamos sin llegar a leer.
La protección real no nace de acumular documentación, sino de garantizar que las condiciones pactadas se cumplen y de que existe un control eficaz de su cumplimiento.
Además, si contratar se convierte en un proceso más costoso y arriesgado para las empresas, existe el riesgo de que quienes terminen soportando las consecuencias sean precisamente las personas que no llegan a ser contratadas.
¿Cómo simplificar las nuevas obligaciones de información laboral?
No se trata de rechazar la transparencia en las relaciones laborales, sino de conseguir que sea útil tanto para los trabajadores como para las empresas.
Para ello, bastarían algunos ajustes razonables:
- Un modelo oficial más sencillo, cuyo uso permita presumir el cumplimiento de las obligaciones informativas y reduzca la carga administrativa.
- Una adaptación de las exigencias a las microempresas, teniendo en cuenta sus recursos y estructura organizativa.
- La posibilidad de remitirse al convenio colectivo también para informar sobre futuras modificaciones de las condiciones laborales.
- Un periodo de adaptación razonable, que priorice el asesoramiento y la adecuación de los procedimientos internos antes que la aplicación de sanciones.
La transparencia es necesaria y debe servir para que los trabajadores conozcan sus derechos y condiciones laborales. Pero no debería convertirse únicamente en una obligación de llenar carpetas, alimentar litigios o generar nuevas oportunidades de recaudación para la Inspección de Trabajo.
